И опять о мотивации

Где-то с полгода назад читал “Не мешайте мне работать” от Стаса Давыдова. Никаких особых иллюзий по поводу этой книги не имею, и считаю ее первым шагом в системе продаж услуг Стаса как консультанта. Но при этом, в ней полно идей, которые мне кажутся очень правильными. Даже более того, в книге собраны и структурированы многие моменты относительно мотивации, о которых я сам довольно долго размышлял. Вот то, что мне кажется наиболее интересным:


1. Вы наверное замечали, что сотрудники, приходящие в компанию, чаще всего, гораздо более мотивированы, нежели старожилы. Посему важно обращать внимание не столько на мотивацию новичка, сколько на факторы, которые могут его демотивировать. Например:

• не выполнение обещаний, данных сотруднику при приеме на работу


• отсутствие внимания к потребностям нового работника


• равнодушие


• информационная блокада (когда у сотрудника нет более-менее ясной картины происходящего в компании/проекте)

2. Деньги не мотивируют, скорее наоборот.

"Деньги, действительно, плохое средство мотивации, потому что их никогда не бывает слишком много. Да, можно повысить мне зарплату, и это, определенно, на какое-то время порадует (только если сумма не слишком смешная для меня), однако через пару месяцев новая сумма в платежной ведомости станет привычной.
…
Получая зарплату, очень легко впасть в состояние, когда начинаешь считать, что компания тебе что-то должна."


3. Система поощрений не должна быть унифицирована. К каждому отдельному человеку должен быть свой подход. Одному важнее получить прибавку к жалованию, другому – новую сферу ответственности.


4. Обратная связь. Сказать что она нужна в работе – ничего не сказать. Без нее никак. Причем информация должна беспрепятственно и своевременно проходить как от руководства к подчиненным, так и наоборот. Очень важно своевременное информирование сотрудников. Слухи и домыслы наиотвратительнейшая вещь.

В общем, даже если не читать книгу целиком – выводы в конце просмотреть может быть более чем полезно.

Проект, длинною в жизнь

Проект – это временное предприятие, предназначенное
для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.
PMBOOK

Я считаю свою жизнь проектом. Знаю, многие захотят со мной поспорить, но все же. У человеческой жизни есть вполне конкретная дата начала и неотвратимый дедлайн. Как в большинстве проектов, так и в жизни – существует огромное количество возможностей, но, наши ресурсы, к сожалению, сильно ограничены. Приходится выбирать, что приоритетнее. Ну и конечно же идея смысла жизни и предназначения, которая будоражит умы многих поколений – ну чем плохая аналогия к уникальному продукту в проекте.

Я заметил, что с людьми, поддерживающими проектный подход, гораздо проще и интереснее работать. Почему?

Во-первых: у них есть вполне конкретные цели и ценности, и они их чаще всего не скрывают, выгоды от этого - море. Зная их можно выстроить очень продуктивные отношения с человеком (win-win С. Кови). Например, в отношении к мотивации сотрудников – одному важны деньги, другому – новая сфера ответственности в компании. Попробуйте в виде награды за успешный проект нагрузить дополнительными обязанностями первого – эффект будет, мягко говоря, негативным. Дайте денег второму – встретитесь с непониманием.

Зная стремления человека, можно гораздо точнее прогнозировать дальнейшую работу с ним.

Во-вторых: люди, осознающие свои ценности и поставившие цели, гораздо лучше мотивированы. Остается только идти рядом с таким человеком и не мешать ему – пожиная плоды вашего совместного труда. Волшебный пендель можно оставить для других.

В-третьих: У них большинство задач соотнесены с ценностями и приоретезированы. Как следствие - меньше суеты. Как в жизни, так и в работе. Тогда как у других – все действия напоминают броуновское движение.

Самое главное отличие – наличие мыслей о том, как вы хотите закончить свой проект. Чем будете довольны, а о чем будете жалеть. Это помогает отделять действительно важные вещи от повседневной суеты. Я часто встречаюсь с непониманием. Например, потому, что иногда забываю почистить ботинки. "Как ты можешь себе позволять такое?!". Поверьте, начищенные ботинки – будут последним, о чем я буду думать во время своего дедлайна…

А о чем будете думать вы?

Отмотивируйте меня, пожалуйста

Представим себе классическую ситуацию…

Вы недовольны своей организацией дел и распределением времени и хотите наконец-то заняться своими проектами/спортом/ремонтом. Вы составляете список стратегических целей и план, месяцев эдак на шесть, по их достижению. Само собой, вы не забываете привязать каждую цель к конкретной дате. Возможно, вы даже рисуете диаграмму Ганта. Осталось совсем чуть-чуть - следовать намеченному плану. Но вот незадача: в один день не удалось выспаться, в другой самочувствие не очень, в третий - с утра вам хамят в кафе, чем сводят на нет удовольствие от утренней дозы кофеина и необратимо портят настроение на весь день. Вариантов - миллион. Итог - один: пропадает желание заниматься делами. Хочется все перенести на завтра. Завтра же все будет по-другому, так ведь?

В конце-концов, завтра превращается в послезавтра, послезавтра - в через неделю. Проходит первая веха вашего проекта - естественно безрезультатно. А потом и все остальные стремления засасываются болотом рутины. Ну и конечно, тут как тут новый год/день рождения и с ним приходит осознание, что время прошло, а по столь желанному направлению так ничего толком и не сделано. И все вроде правильно, только обстоятельства не сложились. Что не так? Скорее всего – проблема в мотивации.

Итак, мотивация - это побуждение к действию.

Я довольно часто говорю о склонности людей искать волшебную таблетку. То есть какое-то универсальное средство, которое будет работать одинаково для всех. Просто сделай: раз, два, три – и получи результат. К сожалению, такой таблетки нет. Ну всем хороши, скажем, списки. Но при этом, я встречал людей, для которых ведение списка дел – дикость. Потому, что для них не составляет труда держать в памяти 10-15 задач, отсортированных по приоритетам. Не знаю как для вас, для меня – это довольно проблематично. Что-нибудь обязательно забудется.

То же самое можно сказать и про мотивацию. Вообще, ее разделяют на два типа: мотивацию-от и мотивацию-к. Например, человек начинает заниматься спортом, чтобы избавиться от проблем со здоровьем. То есть его не устраивает текущее положение вещей, и он стремиться от него уйти. Или же по-другому: кто-то видит на прилавке магазина iPod, и решается взять халтуру, для того, чтобы стало возможным его приобретение. Он стремиться к обладанию им. А если говорить по-простому, то речь идет о методе кнута и пряника.

Зная, какой тип у вас работает эффективнее (это определяется опытным путем), можно более продуктивно проводить работы по организации дел. Тому, у кого лучше работает мотивация-к – можно в первую очередь составить список целей, чтобы понимать, к чему нужно стремиться. Если лучше действует мотивация-от – составить список того, что вас не устраивает на текущий момент, заняться хронометражем.

Что помогает мне поддерживать мотивацию:

• Цели.
  Мне кажется, что держать в голове цели, к которым стремишься - просто необходимо. Для этого можно составить соответствующие списки и регулярно их просматривать. Результат - становится на порядок проще отделять важные дела от неприоритетных. Это помогает не втягиваться в рутину и постоянно двигаться в выбранном направлении.
  


• Рабочая обстановка.
  Я же уже уяснил, что для меня практически не имеет значения количество человек в комнате, в которой я работаю и уровень шума. Однако что действительно критично для меня – так это свободное пространство на столе: ноутбук, КПК, блокнот с ручкой больше ничего. Лишние предметы жутко отвлекают мое внимание.
  
  А вообще, о влиянии рабочего окружения на продуктивность неплохо написано в книге Тома ДеМарко "Человеческий фактор".
  


• Музыка.
  Наверное, это не очень хорошо, но у меня потребительское отношение к музыке. Я постоянно нахожусь в поиске исполнителей и композиций, после прослушивания которых ощущается приток сил и энергии.
  


• Видео.
  Не знаю почему, но на меня просто чудодейственным образом воздействуют подобные ролики. Жаль только, что эффект от них довольно краткосрочный и держится не более пары часов.
  
  Вообще, для двух предыдущих пунктов в НЛП есть вполне конкретное определение – якорь (… средство зафиксировать и запомнить некоторые чувства, которые будут всплывать на подсознательном уровне при определенной ситуации…).
  


• Книги
  С чтением ситуация аналогичная музыке и видео, только мне удается получать более долгосрочный эффект за счет обдумывания почерпнутых идей.
  

Можно было бы еще упомянуть тренинги по личностному развитию. Хотя я в них не участвовал, но те из моих знакомых кто их посещал – отмечали огромный всплеск сил и желания действовать (и это помимо полученных знаний).

Отдельно хочу отметить одну важную деталь - отдых. При чем он тут? Мне кажется, сколько не пришпоривай загнанную лошадь - все равно, быстрее не побежит.

Что может помочь конкретному человеку – предсказать довольно сложно. Тут важно искать, пробовать и оценивать результат. И, конечно же, нужно помнить золотое правило: все хорошо в меру. Избыток мотивации мешает работе так же, как, например, большое количество выпитого кофе.

Самый удачный день для того, чтобы начинать заниматься организацией дел

О том, когда же стоит задумываться о личной эффективности и организации дел, можно рассуждать до бесконечности. Нужны варианты?

Пожалуйста:
- когда приходит дедлайн
- когда меняешь работу или сферу деятельности
- когда приходит новый проект
- когда длительность рабочего дня переваливает за 10 часов
- когда начинает не хватать времени на реализацию своих идей

Но, мне кажется, среди них нет правильного ответа, удачный момент только один:

...
Однажды ученик спросил Учителя: «Учитель, скажи, существует ли день, наиболее благоприятный для того, чтобы обращаться с предложением к покупателю?»
– День? – удивился Учитель.
– Ну, может быть, день недели или число месяца…
– А-а-а, день недели… – кивнул Учитель. – Да, конечно. Этот день – среда, – и хитро посмотрел на учеников. Те схватили свои тетради и стали записывать сказанное Учителем.
– А ты почему не записываешь? – строго спросил он ученика, который сидел прямо и улыбался, глядя на Учителя.
– Потому что я знаю, что ты скажешь дальше, Учитель.
– И что же? – Учитель, нахмурившись, поднял руку, и все ученики замерли. Тогда ученик, который не записывал, сказал:
– Это также вторник, пятница, суббота, понедельник, четверг и воскресенье.
– Ты прав, – сказал Учитель. – Только я хотел назвать сначала пятницу, а потом вторник.
Ученики зашумели, радуясь тому, что их товарищ сказал почти все правильно. А потом один из них спросил:
– Учитель, именно такая последовательность? Учитель внимательно посмотрел на ученика, который дал почти правильный ответ и сделал ему знак рукой:
– Ответь!
– Только один день, – сказал тот. – Этот день – сегодня.
...

"Путь торговли" Тадао Ямагучи

Хронометраж

Наверное, самая популярная техника, с которой большинство людей начинает знакомиться с тайм менеджментом. Тема эта уже достаточно избитая, так что с самого начала я ее разъяснять не буду. Кому интересно – рекомендую почитать книгу Глеба Архангельского "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать". Я лучше расскажу о нескольких подводных камнях, на которые натыкаются многие из тех, кто начинает вести хронометраж. Так как проблемы начинаются гораздо раньше, чем их ожидают. А именно в момент первой записи. Почему?

Чтобы получить хоть какой-то положительный эффект от ведения хронометража, перво-наперво нужно определить цель с которой вы собираетесь применять эту технику. Здесь важно не просто, подняв глаза в потолок, помечтать о том, чтобы времени стало побольше, а ставить максимально конкретные цели. Причем, будет лучше, если к целям вы добавите еще и сроки.

Удачные примеры:

• Через месяц я хочу занять спортом, для этого мне нужно освободить по 2 часа во вторник и четверг в конце рабочего дня


• Я хочу за 2 недели сократить свой рабочий день с 10-12 до 8 часов


• В течение текущего месяца я хочу начать уделять по 8 часов в сутки на сон

Неудачные:

• Мне нужно время на мои личные проекты


• Я хочу выделить время на изучение иностранного языка


• Я хочу больше спать

В чем разница? Разница в измеримости результата. В первом случае описан конкретный результат и срок. Можно засечь длительность рабочего дня и посмотреть на календарь. 8 часов – отлично, больше – продолжаем отлаживать рабочие процессы. Если конкретики нет – то вскоре, все попытки организации дел смешаются с рутиной и сойдут на нет.

Итак, для чего можно применять хронометраж:

1. Для определения того, куда же утекает ваше время

• Ваш рабочий день заметно превышает 8 часов, несмотря на то, что вы вроде бы все задачи решаете вовремя.


• Вы постоянно не высыпаетесь, хотя приходите домой довольно рано.


• Вы уже который месяц хотите заняться спортом, но вот никак не получается выделить время под тренировки.


• Ваш начальник недоволен эффективностью вашей работы

Вариантов может быть бесконечное множество, требуется определить одно – на что расходуется ваше время. Результат иногда поражает. После 2х-3х дней ведения учета становится понятно, что огромное количество времени попросту убивается на беседы с коллегами, кофе, чтение RSS и так далее (причем, я не говорю что это все дела не нужные, просто они не должны занимать 25-30% рабочего времени).

Но на самом деле, таблица отчетов затрат времени за н-дней практически мало полезна. Для полноценного анализа лучше использовать дополнительные показатели. В своей практике ведения хронометража, в основном, я пользуюсь следующими показателями:

- Время, потраченное на конкретную группу дел
Для каждой записи в таблице кроме названия, времени начала и окончания вводится дополнительное поле – группа задачи (рабочие дела, мои проекты, личные дела, отдых). Таким образом, к концу отчетного периода (например, конец недели) мы можем просуммировать все время, потраченное на какую-либо группу задач.

- Важность и срочность задачи
Для каждой записи в таблице вводится 2 поля, в которые вписываются числа, которые характеризует приоритет задачи и ее срочность. Помните про простейшую классификацию задач? Они бывают важными и не важными, срочными и не срочными. Чтобы достигать лучших результатов и избегать авралов стоит заниматься важными и не срочными делами (чтобы они не превращались в важные и срочные). Суммируем статистику – и делаем выводы, на какой класс задач тратится больше времени.

- Work-life баланс
Его можно определить как отношение времени, потраченного на решение рабочих проблем ко времени, затраченному на личные нужды и отдых.

Вот так из практически бесполезной таблицы мы получили набор показателей, по которым можем корректировать нашу деятельность. Опять же, набор этих параметров каждый для себя выбирает (или придумывает) сам, исходя из собственных потребностей.

2. Хронометраж для мотивации
Хронометраж, по большому счету, является экспериментом. А в результате эксперимента не только получается информация о некоторой системе/явлении, но и происходит воздействие на изучаемый объект. Как хронометраж влияет на личную эффективность человека? Чаще всего положительно. Вы видите конкретные цифры: столько-то времени проведено вконтакте, столько-то в ICQ, столько-то уделено работе. Тут включается внутренний цензор и говорит: имей совесть, займись делом, в конце - концов. Это может быть полезно для развития самодисциплины. Но тут главное не обольщаться, так как этот результат, обычно, краткосрочный.

Эту же особенность нужно учитывать и при анализе отчетов по хронометражу. У того же Глеба Архангельского сделан акцент на то, что во время проведения наблюдения не стоит вносить изменения в привычный распорядок дня или менять привычки – так как в таком случае статистика не будет отображать реального положения дел.

3. Хронометраж для планирования
Тут все довольно просто. Имея информацию о затратах времени на те или иные задачи гораздо проще заниматься планированием или оптимизацией рабочих процессов.

Итого, для того чтобы не разочароваться в хронометраже нужно:

• Определить конкретную, измеримую цель и срок


• Выбрать дополнительные показатели исходя из поставленных целей


• Провести измерения не меняя привычек и распорядка


• Проанализировать результат на основании выбранных метрик


• Скорректировать деятельность


• Проводить учет времени для закрепления результата (хотя бы раз в месяц)

Уверен, что найдутся люди, которые в очередной раз скажут: это не работает, это пустая трата времени…

Трата времени – это использование учета времени без предварительной постановки цели. Хронометраж в моем понимании – это инструмент, он не может не работать. Условно говоря, от того, что кто-то не умеет пользоваться стамеской – она не станет от этого бесполезной, а мастер с ее помощью будет творить.

Фрагмент из книги "Путь торговли" (Тадао Ямагучи)

* * *
Однажды ученик спросил Учителя: «Учитель, подскажи что делать: мне никогда ни на что не хватает времени! Я разрываюсь между несколькими делами и в результате не выполняю достаточно хорошо ни одного из них…»
– Это случается часто? – поинтересовался Учитель.
– Да, – сказал ученик, – мне кажется, что гораздо чаще, чем у моих коллег.
– Скажи, а в туалет ты в этих случаях ходить успеваешь?
Ученик удивился:
– Ну да, конечно, но почему ты спросил об этом?
– А что будет, если не сходишь? Ученик замялся:
– Ну, как это «не сходишь»? Это же потребность!…
– Ага! – воскликнул Учитель. – Значит, когда желание есть и оно действительно большое, ты на него время все таки находишь…

Первый Ученик рассказал нам, что Учитель сам запретил ученикам как либо комментировать эту историю. Он сказал: «Если и тут что то непонятно, комментарий уже не поможет».

* * *