Хронометраж

Наверное, самая популярная техника, с которой большинство людей начинает знакомиться с тайм менеджментом. Тема эта уже достаточно избитая, так что с самого начала я ее разъяснять не буду. Кому интересно – рекомендую почитать книгу Глеба Архангельского "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать". Я лучше расскажу о нескольких подводных камнях, на которые натыкаются многие из тех, кто начинает вести хронометраж. Так как проблемы начинаются гораздо раньше, чем их ожидают. А именно в момент первой записи. Почему?

Чтобы получить хоть какой-то положительный эффект от ведения хронометража, перво-наперво нужно определить цель с которой вы собираетесь применять эту технику. Здесь важно не просто, подняв глаза в потолок, помечтать о том, чтобы времени стало побольше, а ставить максимально конкретные цели. Причем, будет лучше, если к целям вы добавите еще и сроки.

Удачные примеры:

• Через месяц я хочу занять спортом, для этого мне нужно освободить по 2 часа во вторник и четверг в конце рабочего дня


• Я хочу за 2 недели сократить свой рабочий день с 10-12 до 8 часов


• В течение текущего месяца я хочу начать уделять по 8 часов в сутки на сон

Неудачные:

• Мне нужно время на мои личные проекты


• Я хочу выделить время на изучение иностранного языка


• Я хочу больше спать

В чем разница? Разница в измеримости результата. В первом случае описан конкретный результат и срок. Можно засечь длительность рабочего дня и посмотреть на календарь. 8 часов – отлично, больше – продолжаем отлаживать рабочие процессы. Если конкретики нет – то вскоре, все попытки организации дел смешаются с рутиной и сойдут на нет.

Итак, для чего можно применять хронометраж:

1. Для определения того, куда же утекает ваше время

• Ваш рабочий день заметно превышает 8 часов, несмотря на то, что вы вроде бы все задачи решаете вовремя.


• Вы постоянно не высыпаетесь, хотя приходите домой довольно рано.


• Вы уже который месяц хотите заняться спортом, но вот никак не получается выделить время под тренировки.


• Ваш начальник недоволен эффективностью вашей работы

Вариантов может быть бесконечное множество, требуется определить одно – на что расходуется ваше время. Результат иногда поражает. После 2х-3х дней ведения учета становится понятно, что огромное количество времени попросту убивается на беседы с коллегами, кофе, чтение RSS и так далее (причем, я не говорю что это все дела не нужные, просто они не должны занимать 25-30% рабочего времени).

Но на самом деле, таблица отчетов затрат времени за н-дней практически мало полезна. Для полноценного анализа лучше использовать дополнительные показатели. В своей практике ведения хронометража, в основном, я пользуюсь следующими показателями:

- Время, потраченное на конкретную группу дел
Для каждой записи в таблице кроме названия, времени начала и окончания вводится дополнительное поле – группа задачи (рабочие дела, мои проекты, личные дела, отдых). Таким образом, к концу отчетного периода (например, конец недели) мы можем просуммировать все время, потраченное на какую-либо группу задач.

- Важность и срочность задачи
Для каждой записи в таблице вводится 2 поля, в которые вписываются числа, которые характеризует приоритет задачи и ее срочность. Помните про простейшую классификацию задач? Они бывают важными и не важными, срочными и не срочными. Чтобы достигать лучших результатов и избегать авралов стоит заниматься важными и не срочными делами (чтобы они не превращались в важные и срочные). Суммируем статистику – и делаем выводы, на какой класс задач тратится больше времени.

- Work-life баланс
Его можно определить как отношение времени, потраченного на решение рабочих проблем ко времени, затраченному на личные нужды и отдых.

Вот так из практически бесполезной таблицы мы получили набор показателей, по которым можем корректировать нашу деятельность. Опять же, набор этих параметров каждый для себя выбирает (или придумывает) сам, исходя из собственных потребностей.

2. Хронометраж для мотивации
Хронометраж, по большому счету, является экспериментом. А в результате эксперимента не только получается информация о некоторой системе/явлении, но и происходит воздействие на изучаемый объект. Как хронометраж влияет на личную эффективность человека? Чаще всего положительно. Вы видите конкретные цифры: столько-то времени проведено вконтакте, столько-то в ICQ, столько-то уделено работе. Тут включается внутренний цензор и говорит: имей совесть, займись делом, в конце - концов. Это может быть полезно для развития самодисциплины. Но тут главное не обольщаться, так как этот результат, обычно, краткосрочный.

Эту же особенность нужно учитывать и при анализе отчетов по хронометражу. У того же Глеба Архангельского сделан акцент на то, что во время проведения наблюдения не стоит вносить изменения в привычный распорядок дня или менять привычки – так как в таком случае статистика не будет отображать реального положения дел.

3. Хронометраж для планирования
Тут все довольно просто. Имея информацию о затратах времени на те или иные задачи гораздо проще заниматься планированием или оптимизацией рабочих процессов.

Итого, для того чтобы не разочароваться в хронометраже нужно:

• Определить конкретную, измеримую цель и срок


• Выбрать дополнительные показатели исходя из поставленных целей


• Провести измерения не меняя привычек и распорядка


• Проанализировать результат на основании выбранных метрик


• Скорректировать деятельность


• Проводить учет времени для закрепления результата (хотя бы раз в месяц)

Уверен, что найдутся люди, которые в очередной раз скажут: это не работает, это пустая трата времени…

Трата времени – это использование учета времени без предварительной постановки цели. Хронометраж в моем понимании – это инструмент, он не может не работать. Условно говоря, от того, что кто-то не умеет пользоваться стамеской – она не станет от этого бесполезной, а мастер с ее помощью будет творить.