четверг, 31 января 2008 г.

Отмотивируйте меня, пожалуйста

Представим себе классическую ситуацию…

Вы недовольны своей организацией дел и распределением времени и хотите наконец-то заняться своими проектами/спортом/ремонтом. Вы составляете список стратегических целей и план, месяцев эдак на шесть, по их достижению. Само собой, вы не забываете привязать каждую цель к конкретной дате. Возможно, вы даже рисуете диаграмму Ганта. Осталось совсем чуть-чуть - следовать намеченному плану. Но вот незадача: в один день не удалось выспаться, в другой самочувствие не очень, в третий - с утра вам хамят в кафе, чем сводят на нет удовольствие от утренней дозы кофеина и необратимо портят настроение на весь день. Вариантов - миллион. Итог - один: пропадает желание заниматься делами. Хочется все перенести на завтра. Завтра же все будет по-другому, так ведь?

В конце-концов, завтра превращается в послезавтра, послезавтра - в через неделю. Проходит первая веха вашего проекта - естественно безрезультатно. А потом и все остальные стремления засасываются болотом рутины. Ну и конечно, тут как тут новый год/день рождения и с ним приходит осознание, что время прошло, а по столь желанному направлению так ничего толком и не сделано. И все вроде правильно, только обстоятельства не сложились. Что не так? Скорее всего – проблема в мотивации.

Итак, мотивация - это побуждение к действию.

Я довольно часто говорю о склонности людей искать волшебную таблетку. То есть какое-то универсальное средство, которое будет работать одинаково для всех. Просто сделай: раз, два, три – и получи результат. К сожалению, такой таблетки нет. Ну всем хороши, скажем, списки. Но при этом, я встречал людей, для которых ведение списка дел – дикость. Потому, что для них не составляет труда держать в памяти 10-15 задач, отсортированных по приоритетам. Не знаю как для вас, для меня – это довольно проблематично. Что-нибудь обязательно забудется.

То же самое можно сказать и про мотивацию. Вообще, ее разделяют на два типа: мотивацию-от и мотивацию-к. Например, человек начинает заниматься спортом, чтобы избавиться от проблем со здоровьем. То есть его не устраивает текущее положение вещей, и он стремиться от него уйти. Или же по-другому: кто-то видит на прилавке магазина iPod, и решается взять халтуру, для того, чтобы стало возможным его приобретение. Он стремиться к обладанию им. А если говорить по-простому, то речь идет о методе кнута и пряника.

Зная, какой тип у вас работает эффективнее (это определяется опытным путем), можно более продуктивно проводить работы по организации дел. Тому, у кого лучше работает мотивация-к – можно в первую очередь составить список целей, чтобы понимать, к чему нужно стремиться. Если лучше действует мотивация-от – составить список того, что вас не устраивает на текущий момент, заняться хронометражем.

Что помогает мне поддерживать мотивацию:

  • Цели.
    Мне кажется, что держать в голове цели, к которым стремишься - просто необходимо. Для этого можно составить соответствующие списки и регулярно их просматривать. Результат - становится на порядок проще отделять важные дела от неприоритетных. Это помогает не втягиваться в рутину и постоянно двигаться в выбранном направлении.

  • Рабочая обстановка.
    Я же уже уяснил, что для меня практически не имеет значения количество человек в комнате, в которой я работаю и уровень шума. Однако что действительно критично для меня – так это свободное пространство на столе: ноутбук, КПК, блокнот с ручкой больше ничего. Лишние предметы жутко отвлекают мое внимание.

    А вообще, о влиянии рабочего окружения на продуктивность неплохо написано в книге Тома ДеМарко "Человеческий фактор".

  • Музыка.
    Наверное, это не очень хорошо, но у меня потребительское отношение к музыке. Я постоянно нахожусь в поиске исполнителей и композиций, после прослушивания которых ощущается приток сил и энергии.

  • Видео.
    Не знаю почему, но на меня просто чудодейственным образом воздействуют подобные ролики. Жаль только, что эффект от них довольно краткосрочный и держится не более пары часов.

    Вообще, для двух предыдущих пунктов в НЛП есть вполне конкретное определение – якорь (… средство зафиксировать и запомнить некоторые чувства, которые будут всплывать на подсознательном уровне при определенной ситуации…).

  • Книги
    С чтением ситуация аналогичная музыке и видео, только мне удается получать более долгосрочный эффект за счет обдумывания почерпнутых идей.


Можно было бы еще упомянуть тренинги по личностному развитию. Хотя я в них не участвовал, но те из моих знакомых кто их посещал – отмечали огромный всплеск сил и желания действовать (и это помимо полученных знаний).

Отдельно хочу отметить одну важную деталь - отдых. При чем он тут? Мне кажется, сколько не пришпоривай загнанную лошадь - все равно, быстрее не побежит.

Что может помочь конкретному человеку – предсказать довольно сложно. Тут важно искать, пробовать и оценивать результат. И, конечно же, нужно помнить золотое правило: все хорошо в меру. Избыток мотивации мешает работе так же, как, например, большое количество выпитого кофе.

понедельник, 28 января 2008 г.

Самый удачный день для того, чтобы начинать заниматься организацией дел

О том, когда же стоит задумываться о личной эффективности и организации дел, можно рассуждать до бесконечности. Нужны варианты?

Пожалуйста:
- когда приходит дедлайн
- когда меняешь работу или сферу деятельности
- когда приходит новый проект
- когда длительность рабочего дня переваливает за 10 часов
- когда начинает не хватать времени на реализацию своих идей

Но, мне кажется, среди них нет правильного ответа, удачный момент только один:

...
Однажды ученик спросил Учителя: «Учитель, скажи, существует ли день, наиболее благоприятный для того, чтобы обращаться с предложением к покупателю?»
– День? – удивился Учитель.
– Ну, может быть, день недели или число месяца…
– А-а-а, день недели… – кивнул Учитель. – Да, конечно. Этот день – среда, – и хитро посмотрел на учеников. Те схватили свои тетради и стали записывать сказанное Учителем.
– А ты почему не записываешь? – строго спросил он ученика, который сидел прямо и улыбался, глядя на Учителя.
– Потому что я знаю, что ты скажешь дальше, Учитель.
– И что же? – Учитель, нахмурившись, поднял руку, и все ученики замерли. Тогда ученик, который не записывал, сказал:
– Это также вторник, пятница, суббота, понедельник, четверг и воскресенье.
– Ты прав, – сказал Учитель. – Только я хотел назвать сначала пятницу, а потом вторник.
Ученики зашумели, радуясь тому, что их товарищ сказал почти все правильно. А потом один из них спросил:
– Учитель, именно такая последовательность? Учитель внимательно посмотрел на ученика, который дал почти правильный ответ и сделал ему знак рукой:
– Ответь!
– Только один день, – сказал тот. – Этот день – сегодня.
...

"Путь торговли" Тадао Ямагучи

пятница, 25 января 2008 г.

Хронометраж

Наверное, самая популярная техника, с которой большинство людей начинает знакомиться с тайм менеджментом. Тема эта уже достаточно избитая, так что с самого начала я ее разъяснять не буду. Кому интересно – рекомендую почитать книгу Глеба Архангельского "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать". Я лучше расскажу о нескольких подводных камнях, на которые натыкаются многие из тех, кто начинает вести хронометраж. Так как проблемы начинаются гораздо раньше, чем их ожидают. А именно в момент первой записи. Почему?

Чтобы получить хоть какой-то положительный эффект от ведения хронометража, перво-наперво нужно определить цель с которой вы собираетесь применять эту технику. Здесь важно не просто, подняв глаза в потолок, помечтать о том, чтобы времени стало побольше, а ставить максимально конкретные цели. Причем, будет лучше, если к целям вы добавите еще и сроки.

Удачные примеры:

  • Через месяц я хочу занять спортом, для этого мне нужно освободить по 2 часа во вторник и четверг в конце рабочего дня

  • Я хочу за 2 недели сократить свой рабочий день с 10-12 до 8 часов

  • В течение текущего месяца я хочу начать уделять по 8 часов в сутки на сон


Неудачные:

  • Мне нужно время на мои личные проекты

  • Я хочу выделить время на изучение иностранного языка

  • Я хочу больше спать


В чем разница? Разница в измеримости результата. В первом случае описан конкретный результат и срок. Можно засечь длительность рабочего дня и посмотреть на календарь. 8 часов – отлично, больше – продолжаем отлаживать рабочие процессы. Если конкретики нет – то вскоре, все попытки организации дел смешаются с рутиной и сойдут на нет.

Итак, для чего можно применять хронометраж:

1. Для определения того, куда же утекает ваше время

  • Ваш рабочий день заметно превышает 8 часов, несмотря на то, что вы вроде бы все задачи решаете вовремя.

  • Вы постоянно не высыпаетесь, хотя приходите домой довольно рано.

  • Вы уже который месяц хотите заняться спортом, но вот никак не получается выделить время под тренировки.

  • Ваш начальник недоволен эффективностью вашей работы


Вариантов может быть бесконечное множество, требуется определить одно – на что расходуется ваше время. Результат иногда поражает. После 2х-3х дней ведения учета становится понятно, что огромное количество времени попросту убивается на беседы с коллегами, кофе, чтение RSS и так далее (причем, я не говорю что это все дела не нужные, просто они не должны занимать 25-30% рабочего времени).

Но на самом деле, таблица отчетов затрат времени за н-дней практически мало полезна. Для полноценного анализа лучше использовать дополнительные показатели. В своей практике ведения хронометража, в основном, я пользуюсь следующими показателями:

- Время, потраченное на конкретную группу дел
Для каждой записи в таблице кроме названия, времени начала и окончания вводится дополнительное поле – группа задачи (рабочие дела, мои проекты, личные дела, отдых). Таким образом, к концу отчетного периода (например, конец недели) мы можем просуммировать все время, потраченное на какую-либо группу задач.

- Важность и срочность задачи
Для каждой записи в таблице вводится 2 поля, в которые вписываются числа, которые характеризует приоритет задачи и ее срочность. Помните про простейшую классификацию задач? Они бывают важными и не важными, срочными и не срочными. Чтобы достигать лучших результатов и избегать авралов стоит заниматься важными и не срочными делами (чтобы они не превращались в важные и срочные). Суммируем статистику – и делаем выводы, на какой класс задач тратится больше времени.

- Work-life баланс
Его можно определить как отношение времени, потраченного на решение рабочих проблем ко времени, затраченному на личные нужды и отдых.

Вот так из практически бесполезной таблицы мы получили набор показателей, по которым можем корректировать нашу деятельность. Опять же, набор этих параметров каждый для себя выбирает (или придумывает) сам, исходя из собственных потребностей.

2. Хронометраж для мотивации
Хронометраж, по большому счету, является экспериментом. А в результате эксперимента не только получается информация о некоторой системе/явлении, но и происходит воздействие на изучаемый объект. Как хронометраж влияет на личную эффективность человека? Чаще всего положительно. Вы видите конкретные цифры: столько-то времени проведено вконтакте, столько-то в ICQ, столько-то уделено работе. Тут включается внутренний цензор и говорит: имей совесть, займись делом, в конце - концов. Это может быть полезно для развития самодисциплины. Но тут главное не обольщаться, так как этот результат, обычно, краткосрочный.

Эту же особенность нужно учитывать и при анализе отчетов по хронометражу. У того же Глеба Архангельского сделан акцент на то, что во время проведения наблюдения не стоит вносить изменения в привычный распорядок дня или менять привычки – так как в таком случае статистика не будет отображать реального положения дел.

3. Хронометраж для планирования
Тут все довольно просто. Имея информацию о затратах времени на те или иные задачи гораздо проще заниматься планированием или оптимизацией рабочих процессов.

Итого, для того чтобы не разочароваться в хронометраже нужно:

  • Определить конкретную, измеримую цель и срок

  • Выбрать дополнительные показатели исходя из поставленных целей

  • Провести измерения не меняя привычек и распорядка

  • Проанализировать результат на основании выбранных метрик

  • Скорректировать деятельность

  • Проводить учет времени для закрепления результата (хотя бы раз в месяц)


Уверен, что найдутся люди, которые в очередной раз скажут: это не работает, это пустая трата времени…

Трата времени – это использование учета времени без предварительной постановки цели. Хронометраж в моем понимании – это инструмент, он не может не работать. Условно говоря, от того, что кто-то не умеет пользоваться стамеской – она не станет от этого бесполезной, а мастер с ее помощью будет творить.

среда, 23 января 2008 г.

Опаздываете?

Не устану цитировать книгу "Путь торговли" Тадао Ямагучи. Может быть потому, что это одна из моих любимых книг. Есть в ней интересные притчи на тему тайм-менеджмента и самоорганизации. Вот одна из них:

Однажды ученик спросил Учителя: «Учитель, что мне делать? Я всегда везде опаздываю».
– Всегда и везде? – удивился Учитель. – Не припомню, чтобы ты опаздывал на наши занятия…
– Ну, я, наверное, неправильно выразился. Я часто опаздываю.
– И ты страдаешь от этого? – спросил Учитель.
– Да, конечно… Я думаю, что и моя репутация страдает.
– Забавно, – прищурился Учитель. – Как же так: Tы страдаешь достаточно, чтобы спросить меня, но недостаточно, чтобы перестать опаздывать?…

Когда мы показали эту историю Первому Ученику, он прокомментировал ее так:
«Учитель всегда говорил нам, что человек собирает все свое внимание на том, что для него действительно важно. То же, что в глубине души он по-настоящему не ценит, он может и забыть, и упустить, и так далее.

Кроме того – в вашей записи этого нет – Учитель посоветовал ученику перевести все свои часы на десять минут вперед… Ученик потом рассказал нам, что это здорово ему помогло».

вторник, 22 января 2008 г.

Ох уж эти школьные годы...

Есть у меня одна особенность. Я склонен к рефлексии. Так вот, довольно часто я анализирую свое поведения и стереотипы и пытаюсь разобраться, что повлияло на меня при принятии того или иного решения. Чаще всего подобные размышления возникают у меня тогда, когда я сталкиваюсь с какими-либо проблемами (в частности, связанными с работой или самоорганизацией).

Довольно часто в этих самых размышлениях я возвращаюсь к школьным годам. Мне кажется, что именно в этот период формируются стереотипы и модели поведения, которые в будущем влияют на нашу деятельность. Причем, многие из них – неблагоприятно. Для себя, я смог определить следующие проблемы, которые мешают нам быть эффективнее:


1. Отсутствие командной работы
Школа не прививает навыков командной работы. Выступил организатором коллективного разума – получи неуд (а как же брэйн шторминг?). Таким образом, как мне кажется, школа воспитывает одиночек. В реальной же жизни и в работе, коммуникации крайне важны. При условии разделения труда без сторонних консультаций ну никак не обойтись. Особенно в ИТ. Даже по-другому, трудно себе представить эффективную работу ИТ - компании, не использующей чужие наработки и опыт.

2. Специализация
В принципе, этот пункт связан с предыдущим. Специализация в школе практически отсутствует. Насколько я помню, отношение к ученику, у которого по всем предметам четверки, было значительно лучше, нежели к учащемуся у которого по 3-4м предметам 5, а по остальным - 3-2. Всех под одну гребенку, и не важно, что при этом может быть загублен талант.

Да, вопрос спорный. Есть школы и классы со специализацией, но не всем посчастливилось в них попасть. Второй вопрос – необходимость всестороннего развития. Что бывает, если им пренебречь – уже давно можно созерцать на ютубе (но это, мне кажется, уже крайности).


3. Ограничение по времени
У всех - свои особенности. Разные люди работают эффективно в разное время – есть совы, есть жаворонки. Для школы эта грань стирается. Учишься? Будь добр, прейди в 8 часов – уйди в 15. Результат? Проблемы с успеваемостью.

Я знаю предостаточно людей, которые могут эффективно работать только во второй половине дня (а лучше ночью). Они ушли с постоянной работы на фриланс и, в общем-то, довольны жизнью и чувствуют себя более чем комфортно. Что бы сказали в школе? Правильно – лентяй и соня.


4. Давление авторитета
Насколько я помню, навязывание мнение преподавателя - абсолютно нормальная практика в школе. Очевидно, что она отбивает всякое желание думать и вырабатывать свою точку зрения. Сколько раз я встречался с людьми, которые боятся высказать свое мнение начальству. Даже в случае, когда им известна проблема и методы ее решения. Боссу то виднее… Либо другая ситуация, когда есть проблема, но решение для нее неочевидно. В подобных случаях многие предпочтут промолчать, боясь получить в ответ – “Нашли проблему – так решайте её”.


5. Ошибаться нельзя
В школе с этим делом все довольно просто. Ошибся – получи скидку на оценку. Когда я только начинал работать – ошибиться боялся панически. Сейчас я замечаю, что очень многих конфликтов можно было бы избежать, если бы у людей этого страха не было. Если бы были привиты навыки идентификации проблем. И не было бы такого распространенного рефлекса “сгребать мусор под ковер”. Не заметили, ну и ладно… Не ошибается тот, кто ничего не делает. Когда я совершаю ошибку – пост фактум, пытаюсь разобраться в ее причинах. Я рад ей, так как приобрел дополнительный опыт.


6. Работа над ошибками
По-моему, один из самых полезных методов – жаль, что ему уделяется так мало внимания. Хоть и говорят, что умный учится на чужих ошибках, но есть одна тонкость. Для меня существует четкая грань между понятиями “знать” и “осознавать”. Знать – это иметь информацию о чем-либо, а осознавать – это когда информация встраивается в картину мира. Осознание может прийти только в результате собственного опыта. То есть о чужих ошибках ты можешь знать, но пока не прочувствуешь их последствий на себе – особой практической ценности они не несут.

Сомневаетесь? Вот пример: на вопрос хотите ли вы быть здоровым или больным, я уверен, что все ответят – 'Конечно же, я хочу быть здоровым'. Что для этого нужно - знают все: высыпаться, вести активный образ жизни, стараться избегать стрессов, не курить, не злоупотреблять кофе/алкоголем и так далее. Но вот только избегать стрессов начинают обычно после срывов или инфарктов, потребление кофе сокращается после начала проблем с сердцем, и о занятиях спортом задумываются всерьез только после начала проблем со здоровьем… Вот она – разница между знанием и осознанием. Гром не грянет – мужик не перекрестится.


7. Помогите мне определиться
Вот она – первоцель для школы. Не выпустить стадо клонов с заданным набором знаний. А помочь людям, в один из самых трудных периодов их жизни, определиться. Адаптироваться. Найти свое место. Мне, например (как я сейчас понимаю), не хватало введения в психологию. Основ коммуникации. Риторики, может быть. Но вместо помощи мы получаем давление и попытку загнать в рамки.


Это те проблемы, которые мне кажутся наиболее существенными в школьном образовании. Да, возможно все это субъективно. Но все же… Плюс к тому, кроме помощи в самоопределении, мне кажется, школа должна давать навыки получения знаний. Не зубрежки (которая отлично работает на краткосрочный результат, причем как в школе, так и в вузе), а именно получения знаний.

четверг, 10 января 2008 г.

Миф о незаменимых работниках

Практически во всех компаниях, в которых мне посчастливилось трудиться, я сталкивался с незаменимыми работниками. И все хорошо, работает себе человек и отлично ведь работает, но вот руководству только головная боль. Почему?

Во-первых - содержание 'незаменимого' обычно обходится компании гораздо дороже, чем оплата труда среднечка (а то и двух-трех рядовых сотрудников).

Во-вторых - дисциплина. В большинстве случаев, менеджерам приходится мириться с поздними приходами на работу и высокой конфликтностью...

И, в-третьих, беспокойство за то, что данный сотрудник по тем или иным причинам может покинуть компанию и, следовательно, имеющиеся решения/продукты/контакты некому будет поддерживать.

Чем чаще всего занимаются незаменимые:

  • Единолично проектируют и разрабатывают какой-либо продукт или решение

  • Замыкают на себя какие-либо внешние связи (продажи/поставки)

  • Берут на себя множественные обязанности, которые, по идее, должны выполняться несколькими сотрудниками


Но вот что интересно. Я наблюдал уход ключевых сотрудников в ряде компаний. Увольнялись архитекторы и тимлиды, продавцы и менеджеры проектов. Ни разу это не приводило к действительно серьезным последствиям. Места ушедших довольно быстро были заняты, а трудно поддерживаемые продукты заменены на альтернативные. Да, паники было много, в том числе и среди высшего руководства. Но и только.

Почему я говорю о мифе, и почему на это стоит обращать внимание? Потому, что незаменимых не бывает. Бывают ситуации, в которых ценность сотрудника для компании выше, чем ценность компании для данного сотрудника.

Вообще, к данному вопросу можно подойти с двух сторон.

С одной стороны, звездная болезнь – “они без меня не справятся”. Она подчас сопровождается остановкой в профессиональном развитии и повышенными требованиями по отношению к работодателю. А лимит лояльности руководства не бесконечен. Так что со временем, можно потерять как проф. пригодность так и рабочее место [в тот самый момент, когда начальство решит, что для компании выгоднее содержать за те же средства двух-трех среднячков, у которых будет больше желания двигаться и развиваться].

С другой стороны установка – “мы без него не справимся”.
За ней хорошо прятаться от проблем, связанных с:

  • Отсутствие документации для: кода, требований, ошибок

  • Отсутствие CRM

  • Неправильная организация компании


Так вот, взгляда два, а проблема, по сути – одна. Отсутствие желания решать проблемы и развиваться (причем, как у исполнителей, так и у руководства).

Не стоит брать пример со страусов и закапываться головой в песок. А если уж очень хочется - возможно, стоит подумать о смене сферы деятельности или отдыхе.